Análisis de Puestos y diseño de Puestos.
Índice
Análisis
de Puestos y diseño de Puestos.
Análisis
de puestos y métodos de recolección de información.
Pasos
para la elaboración de puestos.
Diferencia
entre puesto, posición o cargo y familia de puestos.
Elaboración
de un catálogo de descripción de puestos.
Redactar
las descripciones del puesto de manera clara y concreta
Introducción
El análisis de puestos tiene como objetivo principal
preparar las descripciones y especificaciones de los puestos, lo que a su vez
ayuda a contratar la mano de obra adecuada en una organización. Además de
documentar los requisitos de un puesto de trabajo y el trabajo realizado.
Es el área de investigación y práctica dentro de
recursos humanos, y se ocupa del ‘‘contenido y organización de las tareas,
actividades, relaciones y responsabilidad del trabajo’’, dicha área es nombrada
diseño de puesto que también ejecutar las tareas técnicas asignadas, las
personas en el trabajo a menudo se involucran en una variedad de actividades
emergentes, sociales y autoiniciadas.
La descripción del puesto como consecuencia
del análisis de puestos es la relaciona con el cambio, la modificación y el
enriquecimiento de los puestos para captar los talentos de los empleados
mientras mejoran el desempeño de la organización.
Análisis de Puestos y diseño de Puestos.
El análisis de puestos de trabajo es el
procedimiento para determinar las responsabilidades de éstos, así como las características
que debe tener la gente que se contratará para cubrirlos. El análisis brinda
información sobre las actividades y los requisitos del puesto. (Dessler &
Varela, 2011).
El análisis de puestos es el proceso para
obtener información acerca de los puestos mediante la determinación de los
deberes, las tareas o las actividades de los mismos. (Bohlander, George y Snell, Scott. 2012).
Con un análisis de puestos, se identifican
las tareas que se necesitan para desempeñar un trabajo o cargo.
Tradicionalmente, es una técnica esencial y dominante de recursos humanos, y el
punto de partida para otras actividades de recursos humanos. En el ambiente
laboral dinámico de la actualidad, la necesidad de un sistema sólido de
análisis de puestos es fundamental. Se están creando nuevos puestos, y los
puestos antiguos se rediseñan o se eliminan. Un análisis de puestos realizado
tan sólo hace algunos años actualmente podría ser obsoleto. Algunos señalan
incluso que los cambios ocurren con tanta rapidez que es difícil mantener un
sistema eficaz de análisis de puestos.
Los analistas de trabajo suelen ser
psicólogos industrial-organizacionales (I-O) u oficiales de recursos humanos
que han sido capacitados y actúan bajo la supervisión de un psicólogo de I-O.
Uno de los primeros psicólogos de I-O en introducir el análisis de trabajo
fue Morris
Viteles. En
1922, utilizó el análisis de trabajo para seleccionar empleados para una
compañía de tranvías. Las técnicas de Viteles podrían entonces aplicarse a
cualquier otra área de empleo utilizando el mismo proceso.
El análisis de trabajo también fue
conceptualizado por dos de los fundadores de la psicología I-O, Frederick Winslow Taylor y Lillian Moller Gilbreth a principios del siglo 20. Desde
entonces, los expertos han presentado muchos sistemas diferentes para realizar
análisis de trabajo que se han vuelto cada vez más detallados a lo largo de las
décadas. Sin embargo, la evidencia muestra que el propósito fundamental del
análisis del trabajo, comprender los requisitos de comportamiento del trabajo,
no ha cambiado en más de 85 años.
Propósito del análisis de puesto
El propósito del análisis de puestos es
obtener respuestas a seis preguntas importantes:
1. ¿Qué tareas físicas y mentales lleva a
cabo el empleado?
2. ¿Cuándo deberá terminarse el trabajo?
3. ¿Dónde deberá llevarse a cabo el trabajo?
4. ¿Cómo realiza el trabajo el empleado?
5. ¿Por qué se hace el trabajo?
6. ¿Qué cualidades son necesarias para llevar
a cabo el trabajo?
Diseño de puestos.
El diseño de puestos, en consecuencia del
análisis de puestos, se relaciona con estructurar los puestos para mejorar la
eficiencia de la organización y la satisfacción del empleado en su puesto. Este
se relaciona con el cambio, la modificación y el enriquecimiento de los puestos
para captar los talentos de los empleados mientras mejoran el desempeño de la
organización. El diseño de puestos debe facilitar el logro de los objetivos de
la organización. Al mismo tiempo, debe reconocer las capacidades y necesidades
de quienes desempeñan el puesto. (Bohlander,
George y Snell, Scott. 2012).
El diseño de puestos es una combinación de
cuatro consideraciones básicas: 1) los objetivos de la organización para los
que se creó el puesto; 2) las consideraciones de ingeniería industrial, las
cuales incluyen maneras para hacer el trabajo eficiente desde el punto de vista
tecnológico; 3) las cuestiones ergonómicas, que incluyen las capacidades
físicas y mentales de los trabajadores y 4) las cuestiones del comportamiento
que influyen en la satisfacción que le da al empleado el desempeño de su
puesto.
Análisis de puestos y métodos de recolección de
información.
Los métodos más populares para reunir datos
del análisis de puestos son las entrevistas, los cuestionarios, las
observaciones y los diarios o bitácoras. Todos proporcionan información
realista sobre lo que en realidad hacen los empleados; además, los gerentes los
utilizan para elaborar descripciones y especificaciones de puestos.
Entrevistas. El analista de puestos puede
solicitar a los empleados y gerentes, por separado, información sobre el puesto
que se revisa.
Cuestionarios. El analista de puestos puede
hacer circular cuestionarios preparados con cuidado para que sean contestados
de manera individual por quien ocupa el puesto y por los gerentes. Estos
formatos se utilizarán para obtener información de los deberes y tareas
desempeñadas en el puesto, el propósito del mismo, la conveniencia física, los
requisitos para desempeñarlo (habilidad, educación, experiencia, exigencias
físicas y mentales), el equipo y los materiales que se utilizan para
desempeñarlos y las cuestiones especiales de salud y de seguridad.
Observación. El analista de puestos puede
aprender sobre los puestos al observar y anotar en un formato estandarizado las
actividades de quienes los ocupan. Algunas organizaciones utilizan la
estrategia de grabar los puestos en video para estudiarlos después.
Diarios. Se puede solicitar a quienes ocupan
los puestos que mantengan un diario de sus actividades durante el ciclo de
trabajo completo. Las anotaciones en los diarios por lo común se hacen en
tiempos específicos del horario de trabajo (cada media u hora completa) y se
llevan durante un periodo de dos a cuatro semanas.
Uso de Internet. La mayoría de las técnicas
para el análisis de puestos tienen una o varias desventajas. Por ejemplo, las
entrevistas cara a cara y las observaciones suelen ser lentas y largas. Es todo
un desafío recabar información de empleados distribuidos por todo el mundo.
El análisis de puestos de trabajo por
Internet sería una buena solución: el departamento de recursos humanos podría repartir
cuestionarios estandarizados para el análisis de puestos —a trabajadores
ubicados en diferentes puntos geográficos— a través de la Intranet de su
compañía, con las instrucciones precisas para llenar los formularios y
devolverlos en una fecha determinada.
Cuestionario de análisis de puestos. El cuestionario de análisis de puestos de
trabajo (CAP) es un instrumento muy estructurado. El CAP lo llena un analista,
quien debe estar familiarizado con el puesto que se quiere analizar. El CAP
contiene 194 reactivos, cada uno de los cuales representa un elemento básico
que puede tener un rol importante o no. El analista decide si cada reactivo es
pertinente para el puesto y, si lo es, en qué grado. Por ejemplo, el reactivo
materiales escritos recibió una calificación de 4, que indica que dichos materiales
(como libros, informes y papeles de trabajo) constituyen una parte considerable
de dicha posición.
Descripciones de Puestos
Una descripción del puesto es una declaración
de las tareas, los deberes y las responsabilidades del mismo.
La descripción del puesto es un documento que
brinda información acerca de las tareas, los deberes y las responsabilidades
esenciales de un puesto.
La descripción del puesto se definió como un
documento que describe las tareas, los deberes y las responsabilidades de un
cargo. Es de vital importancia que las descripciones de puestos sean tan
relevantes como exactas. Deben incluir enunciados concisos de lo que se espera
que hagan los empleados en el puesto, cómo lo harán y las condiciones en las
cuales cumplirán con los deberes. Las descripciones de puestos concisas ponen
fin a la posibilidad de escuchar argumentos como “Ése no es mi trabajo”. Entre
los aspectos que se incluyen con mayor frecuencia en la descripción de un
puesto se encuentran los siguientes:
·
Principales
tareas que deberán realizarse.
·
Porcentaje
de tiempo dedicado a cada tarea.
·
Estándares
de desempeño que deberán lograrse.
·
Condiciones
de trabajo y riesgos posibles.
·
Número de
empleados que realizarán el trabajo, y a quién se reportan.
·
Las
máquinas y los equipos que se usarán en el trabajo.
El contenido de la descripción del puesto
varía un poco dependiendo del propósito para el cual se usará. Las siguientes
secciones examinan las partes de una descripción de puestos:
Identificación del puesto de trabajo. La identificación del puesto incluye el
título del puesto, el departamento, la relación de autoridad y un número o
código para el puesto de trabajo. Un buen título se aproximará de una manera
muy cercana a la naturaleza del contenido del trabajo y distinguirá a ese
puesto de otros.
Fecha del análisis de puestos. La fecha del análisis de puestos debe
incluirse en la descripción del puesto para ayudar a identificar los cambios en
el puesto de trabajo que harían obsoleta a la descripción. Algunas empresas
consideran útil poner una fecha de expiración en el documento. Esta práctica
asegura una revisión periódica del contenido del puesto y minimiza el número de
descripciones de puestos obsoletas.
Resumen del puesto. El resumen del puesto brinda un panorama del
puesto de trabajo. Por lo regular es un párrafo breve que describe el contenido
del cargo.
Tareas a realizarse. El cuerpo de la descripción del puesto
delinea las principales tareas que deben realizarse. Por lo regular, una
oración que empieza con un verbo de acción (como recibe, realiza, establece o
ensambla) explica de manera adecuada cada tarea.
Especificación del puesto. Recuerde que la especificación del puesto se
definió como un documento que contiene las cualidades mínimas aceptables que
debe poseer un individuo para desempeñar en un trabajo en particular. Las
especificaciones de puestos siempre deben reflejar las cualidades mínimas, y no
las cualidades ideales, para un puesto específico. Si se exageran las
especificaciones, se generarán varios problemas.
Pasos para la elaboración de puestos.
El análisis de puestos debe seguir los
siguientes seis pasos:
Paso 1: Decida cómo utilizará la información,
pues esto determinará cuáles datos debe recabar y cómo hacerlo. Algunas
técnicas para recolección de datos, –como entrevistar al empleado y preguntarle
qué actividades implica el trabajo– son buenas para redactar descripciones de
puestos y para seleccionar a los empleados para el mismo. Otras técnicas, como
el cuestionario para el análisis del puesto, que se describe más adelante, no
proporcionan información cualitativa para lqas descripciones de los puestos,
más bien producen rangos numéricos para cada posición, que se usan para
comparar los puestos entre sí con propósitos de remuneración.
Paso 2: Revise la información básica
importante como organigramas, gráficas de procesos y descripciones de puestos.
Los organigramas muestran la división del trabajo en toda la organización, la
manera en que se relaciona el puesto en cuestión con otros puestos y dónde
encaja dentro de toda la organización.
Paso 3: Seleccione puestos representativos.
Es posible que sea necesario analizar muchos puestos similares.
Paso 4: Analice el puesto reuniendo datos
sobre actividades laborales, las conductas requeridas de los empleados y las
condiciones de trabajo, así como las características y habilidades humanas
necesarias para desempeñar el trabajo.
Paso 5: Verifique la información del análisis
de puestos con el empleado que realiza el trabajo y con su supervisor
inmediato; lo anterior le ayudará a confirmar que la información es correcta y
está completa.
Paso 6: Prepare una descripción y una especificación del puesto. Se trata de dos productos tangibles del análisis de puestos. La descripción del puesto (repetimos) es una declaración escrita que describe las actividades y las responsabilidades del puesto, así como algunas características importantes del mismo; entre ellas, las condiciones laborales y los peligros para la seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades, los rasgos, las habilidades y los antecedentes personales que se requieren para desempeñar el trabajo.
Diferencia entre puesto, posición o cargo y familia
de puestos.
Puesto es un conjunto de tareas que deben
realizarse para que una organización logre sus metas.
Una posición es un conjunto de tareas y
responsabilidades a cargo de una persona; existe una posición para cada
individuo dentro de la organización.
Familia de puestos, grupo de puestos
individuales con características similares.
Un puesto consta de un grupo de
actividades y deberes relacionados. Lo ideal sería que los deberes de un puesto
constaran de unidades naturales de trabajo que fueran similares y relacionadas.
Dichas actividades deben ser claras y distintas de las de otros puestos para
minimizar los malentendidos y las posibilidades de conflicto entre los
empleados, así como para posibilitar que los empleados sepan lo que se espera
de ellos. Para algunos puestos pueden requerirse varios empleados, cada uno de
los cuales ocupará una posición diferente. Una posición consta de los
diferentes deberes y responsabilidades realizados por sólo un empleado. En la biblioteca
municipal, por ejemplo, cuatro empleados (cuatro posiciones) pueden participar
en un trabajo de referencias, pero todos tienen sólo un puesto, el de
bibliotecario de referencias. Cuando los diferentes puestos tienen deberes y
responsabilidades similares para propósitos de reclutamiento, capacitación,
compensaciones u oportunidades de desarrollo se pueden agrupar en una familia
de puestos.
Elaboración de un catálogo de descripción de
puestos.
Las
descripciones del puesto son de gran valor para los empleados y para la
empresa. Desde el punto de vista de los empleados, las descripciones pueden
utilizarse para ayudarles a conocer sus deberes y recordarles los resultados
que se espera que logren. Desde el punto de vista del empleador, las descripciones
escritas pueden servir como base para minimizar los malentendidos que ocurren
entre los gerentes y sus subordinados en relación con los requisitos del
puesto. También establecen el derecho de la administración a aplicar las
medidas correctivas cuando los deberes que abarca la descripción del puesto no
se desempeñan como es debido.
Título del puesto. La selección del título del puesto es importante por varias razones. Primero, porque tiene importancia psicológica, ya que proporciona un estatus al empleado. Por ejemplo, “ingeniero de sanidad” es más llamativo que “colector de basura”. Segundo, si es posible, el título debe proporcionar alguna indicación de los deberes que el puesto conlleva. Los títulos como inspector de carne, ensamblador de electrónica, vendedor e ingeniero obviamente señalan la naturaleza de los deberes de estos puestos. El título del puesto debe indicar también el nivel relativo que ocupa el empleado en la jerarquía de la organización.
Sección de identificación del puesto. La sección de identificación del puesto, de una descripción de puestos, por lo general se incluye después del título. Ésta contiene puntos como la ubicación del departamento, la persona a quien deberá reportar el que ocupe el puesto y la fecha de la última revisión de la descripción. Algunas veces también contiene un número de nómina o de código, el número de empleados que desempeñan el puesto, el número de empleados que trabajan en el departamento donde se localiza el puesto y el número de código del O*NET, en el caso de Estados Unidos. El “resumen del puesto” aparece por lo general al final de esta sección y distingue ese puesto de otros (algo que es posible que no haga el título del puesto).
Sección de deberes o funciones esenciales del puesto. Los enunciados que abarcan los deberes del puesto por lo general se colocan en orden de importancia. Estos enunciados deberán indicar el peso (o valor) de cada tarea. Por lo general, pero no siempre, el peso de un deber se puede calcular por medio del porcentaje de tiempo que se le dedica. Los enunciados deberán enfatizar las responsabilidades de todos los deberes que engloba el puesto y los resultados que se deben lograr. Es también una práctica general indicar las herramientas y el equipo que utilizará el empleado para desempeñar el puesto. Recuerde, la sección de deberes del puesto debe cumplir con la ley y listar sólo las funciones esenciales del puesto que se va a desempeñar.
Sección de especificaciones del puesto. Como antes se expuso, las calificaciones personales que un individuo debe reunir para desempeñar los deberes y responsabilidades contenidos en la descripción de un puesto se recaban en las especificaciones del puesto. Por lo general las especificaciones del puesto abarcan dos áreas: 1) la habilidad requerida para desempeñar el puesto y 2) las exigencias físicas que el puesto asigna al empleado que lo desempeña.
Las habilidades importantes para un puesto
incluyen la educación o experiencia, la capacitación especializada, los rasgos
o capacidades personales y las destrezas manuales. Las exigencias físicas de un
puesto se refieren a cuánto se va a caminar, cuánto tiempo se va a estar de
pie, hasta dónde se debe poder alcanzar, si se van a levantar cosas o si es un
puesto donde se va a hablar. Entre las exigencias físicas del puesto están
también la condición del ambiente del trabajo físico y los riesgos a los que
los empleados se pueden enfrentar.
Asimismo, las especificaciones deben incluir
habilidades interpersonales o atributos específicos del comportamiento
necesarios para el éxito del puesto. Por ejemplo, las competencias de la
conducta pueden incluir la capacidad para tomar decisiones acerca de una
información poco precisa, la determinación, la capacidad de manejar múltiples
tareas y las habilidades para resolver conflictos. Los atributos del
comportamiento se pueden evaluar planteando a los solicitantes preguntas de
entrevista situacional. Por ejemplo, un gerente pudiera preguntar a un
solicitante acerca de algún momento en el que tuvo que tomar una decisión
importante con rapidez.
Redactar las descripciones del puesto de manera
clara y concreta
Cuando se redacta la descripción de un puesto
es esencial utilizar enunciados breves, directos y sencillos. Se deben eliminar
las palabras o frases innecesarias. Por lo general los enunciados que describen
los deberes en el puesto comienzan con el verbo en tiempo presente y con el
sujeto representado por el empleado que lo va a desempeñar. El término
“ocasionalmente” se utiliza para describir deberes que se realizarán de manera
esporádica. El término “puede” se utiliza en el caso de los deberes que sólo desempeñan
algunos trabajadores del puesto.
Incluso cuando se establecen por escrito, las
descripciones y especificaciones del puesto pueden seguir siendo vagas. Sin
embargo, para consternación de muchos empleadores, el ambiente legal de hoy ha
creado lo que se puede llamar una “era de detalles específicos”. Las normas
federales y las resoluciones judiciales en la actualidad requieren que los
requisitos específicos para el desempeño de un puesto se basen en criterios
válidos relacionados con el puesto. Las decisiones del personal que involucran
tanto a los solicitantes como a los empleados de un puesto y que se basan en
criterios imprecisos o que no se relacionan con el puesto son desafiados cada
vez con más éxito. Para los gerentes de pequeñas empresas, en donde los
empleados pueden desempeñar muchas tareas diferentes, puede ser más preocupante
el redactar descripciones de puestos específicas.
Conclusión
El análisis de puestos es la base para
diversas actividades de administración de recursos humanos. Por ejemplo, la
información sobre las responsabilidades del puesto serían la base para crear
programas de capacitación, y la información acerca de las características que
las personas requieren para desempeñar el trabajo se utilizan para decidir el
tipo de candidato que se debe reclutar y contratar. Por consiguiente, el
análisis de puestos tiene una función esencial en la administración de RH.
Las organizaciones suelen recabar datos para
el análisis de puestos de varios individuos relacionados con el trabajo,
mediante cuestionarios y entrevistas.
Para el desarrollo de programas de
capacitación o para determinar el salario de los puestos, los miembros de recursos
humanos utilizan el análisis de puestos y la descripción de puestos.
La descripción de puesto consiste en un texto
que explica lo que el empleado debe de hacer y en que condiciones realizar
dichas labores.
El formato de descripciones del puesto varía
mucho, lo que a menudo refleja las necesidades de la organización y la
habilidad del redactor. Como mínimo, las descripciones de puestos deben
contener el título del puesto, una sección de identificación del puesto y una
sección de funciones primordiales.
El diseño de puestos es una combinación de
cuatro consideraciones básicas: los objetivos de la organización, la
preocupación de la ingeniería industrial en lo referente al análisis de los
métodos de trabajo y al establecimiento de estándares de tiempo, las
consideraciones ergonómicas que acomoden las capacidades y limitaciones humanas
a las tareas del puesto y las contribuciones de los empleados.
Bibliografía
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& Varela, R. (2008). Administración de recursos humanos (14.a ed., Vol. 1).
Pearson Educación de México, S.A. de C.V.
Wikipedia
contributors. (2021, 19 agosto). Job analysis. Wikipedia.
https://en.wikipedia.org/wiki/Job_analysis
Bohlander,
George y Snell, Scott (2012). Administración de recursos humanos. 16va. edición México. CENGAGE Learning,
Dessler, Gary
(2001) Administración De Personal. 8ta. Edición. México, 2001.
Wayne Mondy, R. Y Noe Robert M
(2008). Administración de Recursos Humanos.. 9na. Edición. México. Pearson-Prentice Hall
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